El cambio de fecha entradas exige anular el QR anterior y emitir uno nuevo ligado al día correcto. Si el código del sábado sigue válido el domingo, en puerta tendrás dobles accesos, colas y discusiones. La regla operativa es simple: un ticket, una fecha, un QR activo; el resto queda bloqueado en el sistema antes de reabrir ventas.
En parques de ocio, temporadas Halloween o ciclos de fines de semana pasa a menudo. Lluvia, permisos, avería de una atracción o un partido que se corre una hora. No es un escenario raro: es el día a día cuando vendes con calendario de sesiones. Lo que separa un cambio ordenado de un caos en taquilla no es el aviso por email, sino si el QR viejo deja de funcionar en el lector.
En Tickenight el organizador puede mover la entrada a otra sesión del calendario y el sistema invalida el código anterior automáticamente. El comprador recibe el PDF actualizado; en puerta solo entra quien trae el QR vigente. Si aún no lo tienes montado, repasa las funcionalidades de cambio de fecha con QR anulado antes de la próxima oleada de ventas.
Por qué el cambio de fecha entradas es distinto en parques y Halloween
Un concierto tiene una fecha fija. Un parque de atracciones o un ciclo de terror en octubre tiene decenas de franjas: viernes tarde, sábado noche, domingo familiar, sesión extra por demanda. Cuando mueves una sesión, no estás cancelando el evento entero: estás reasignando aforo entre huecos del calendario.
Eso multiplica el riesgo. El mismo comprador puede tener en el móvil la entrada del sábado 26 y creer que vale para el domingo 27 porque «es el mismo parque». Sin anular QR del día original, el lector no distingue intención: solo ve un código que aún aparece como válido o, peor, dos PDF distintos circulando en WhatsApp.
Calendario de sesiones vs evento único
Con calendario de sesiones cada franja es un cupo independiente. Cambiar día evento implica cerrar el cupo origen, abrir o rellenar el destino y migrar tickets uno a uno o por lote. Si vendes entradas con hora de acceso, el QR debe reflejar esa hora; un cambio de franja sin regenerar código es invitación al cuello de botella en la entrada principal.
Qué significa anular QR de verdad (no solo cambiar texto)
Anular QR no es editar el PDF a mano ni mandar un email diciendo «ven el domingo». Es marcar el identificador único del ticket como consumido o revocado en la base de validación, de modo que Tickenight Access o cualquier lector conectado responda «entrada no válida» si alguien presenta el código antiguo.
El flujo correcto tiene cuatro pasos visibles para operaciones:
- Identificar tickets afectados (toda la sesión o solo compradores que acepten el cambio).
- Asignar nueva fecha o sesión en el panel.
- Invalidar automáticamente el QR anterior y generar el nuevo.
- Enviar al comprador el PDF actualizado y, si hace falta, un aviso corto con la nueva franja.
Si el paso tres falla, el paso cuatro empeora las cosas: más gente llegará con el código viejo convencida de que basta.
El error habitual: dejar activo el código del sábado
Lo vemos en operaciones apuradas: se crea una sesión nueva, se reenvían entradas «a ojo» y nadie revoca el sábado. El domingo entran quienes actualizaron el PDF y también quienes no abrieron el correo. Puerta divide en dos colas: validación rápida y mesa de incidencias.
Otro fallo: duplicar ventas en la sesión destino sin migrar las originales. Acabas con más entradas vendidas que aforo real porque el cupo del sábado sigue contabilizado y además llenaste el domingo. Antes de abrir taquilla, cruza entradas migradas + ventas nuevas del domingo con el límite legal del recinto.
La prueba de fuego es escanear un QR del día cancelado después del cambio. Debe fallar. Hazlo tú con un ticket de prueba, no delegues solo en el equipo de puerta el día D.
Criterio de decisión: ¿migrar, reembolsar o vender de nuevo?
No todo cambio de fecha entradas se resuelve igual. Usa este criterio antes de tocar el calendario:
- Migrar con QR nuevo cuando la mayoría de compradores siguen interesados, hay sesión equivalente con aforo y el margen de tiempo permite avisar. Típico en parques: lluvia un sábado, mismo precio el domingo.
- Reembolso parcial o total cuando no hay franja alternativa cercana o el cambio altera mucho la experiencia (actores de Halloween solo el viernes, por ejemplo).
- Crédito para otra fecha en ciclos largos: el comprador elige dentro del mes; emites cupón o cambias sesión bajo demanda con un plazo claro.
En los tres casos, el QR del día que ya no existe debe quedar inutilizable. Vender «otra entrada» sin anular la primera es regalar doble acceso a quien se organice.
Cómo comunicar el cambio sin colapsar atención al cliente
El mensaje útil tiene tres datos: nueva fecha y hora, enlace al PDF renovado, qué hacer si no pueden asistir (reembolso o contacto). Una frase sobre que el QR anterior ya no sirve evita el «pero yo tengo entrada» en la fila.
En campañas Halloween o parques con mucho tráfico infantil, prioriza el canal donde compraron: email de confirmación y, si usas SMS, un texto breve con enlace al ticket. No publiques solo en Instagram Stories: mucha gente no lo verá a tiempo.
Si trabajas con promotores o colaboradores, pásales el guion de respuesta antes de abrir DMs. Una respuesta distinta por persona genera capturas en redes y sensación de descontrol.
Plantilla operativa (adapta tono de marca)
Asunto: Tu entrada pasa al [día] a las [hora]. QR actualizado adjunto.
Cuerpo: Hemos movido tu sesión por [motivo breve]. El código de [fecha anterior] ya no es válido. Descarga el PDF nuevo desde este enlace. Si no puedes venir el [nueva fecha], responde antes del [plazo] y te indicamos opciones.
Qué medir en preventa y el día del evento
El cambio de fecha no termina al pulsar «guardar» en el panel. Mide esto:
- Tasa de apertura del email de cambio y clics al PDF nuevo. Si a 48 h del evento más del 20 % no ha descargado, refuerza aviso.
- Intentos de escaneo fallidos en puerta con QR antiguo: si suben, tu comunicación llegó tarde o el anulado no se propagó a todos los lectores.
- Tiempo medio de validación por entrada. Picos largos suelen ser códigos duplicados o capturas del PDF viejo.
- Desviación de aforo entre sesión cancelada y destino: objetivo cero entradas «vivas» en la franja muerta.
Exporta el listado de asistentes por sesión después del cambio y compáralo con el conteo en vivo del control de acceso con QR. Discrepancia de más de un par de unidades merece revisión antes de cerrar la noche.
Ejemplo operativo: ciclo Halloween con sesión cancelada
Imagina un parque de terror con venta por franjas de 19:00 a 23:00, viernes a domingo, durante cuatro fines de semana. El viernes 17 llueve de forma persistente; cierras exterior y mueves a compradores del viernes al sábado 18, misma franja horaria, mismo precio.
Operación paso a paso:
- Congelas ventas del viernes 17 en el panel (evitas vender lo que no ofrecerás).
- Seleccionas la sesión del viernes y ejecutas cambio de fecha hacia sábado 18.
- El sistema anula QR del viernes y emite PDF del sábado; revisas que cupo destino absorbe el volumen.
- Email automático a afectados; promotores reciben lista actualizada por sesión.
- El sábado, un móvil en puerta con modo incidencias: quien llegue con PDF del 17 ve rechazo claro y derivación a taquilla de apoyo, no discusión en el torno principal.
Si el sábado ya iba lleno, no migres todo: ofrece domingo 19 o reembolso a quien no encaje. Forzar aforo por encima del permitido te crea otro problema peor que la lluvia.
Checklist antes de abrir puerta
- QR de la sesión cancelada probado: debe rechazar.
- QR nuevo probado: debe aceptar una sola vez por ticket.
- Todos los lectores sincronizados (modo offline solo si sabes cómo se reconcilia después).
- Equipo de puerta con listado de sesión del día, no del calendario entero del mes.
- Taquilla de apoyo con protocolo: reemitir PDF, reembolso o crédito, nunca «pasa esta vez» con código viejo.
- Aviso en web e iframe de ventas actualizado para que nadie compre la fecha muerta.
En ciclos largos repite el checklist en cada oleada de cambios, no solo la primera vez. El personal rotativo olvida rápido qué franja quedó anulada.
Preguntas frecuentes
¿El comprador pierde su entrada al cambiar de día?
No si migras correctamente. Pierde validez el QR antiguo, no el derecho de acceso. Recibe un ticket nuevo atado a la sesión acordada. Si opta por no asistir, activa tu política de reembolso o crédito según lo publicado en condiciones de venta.
¿Puedo cambiar solo algunas entradas de una sesión?
Sí, cuando el motivo afecta a un subconjunto (grupo que pide otro día, incidencia en pedido concreto). Hazlo ticket a ticket para no mover a quien sí puede el día original. El resto mantiene su QR sin tocar.
¿Qué pasa si alguien muestra captura del PDF anterior?
El lector debe rechazarlo igual que el PDF original: el identificador está anulado. Capacita a puerta para no admitir fotos borrosas «por comprensión»; es la vía más usada para doble uso. Deriva a taquilla con DNI y email de compra si hay duda real.
¿Tengo que cobrar de nuevo al cambiar la fecha?
No en una migración estándar: ya pagó la entrada original. Solo habría cargo nuevo si el comprador elige una sesión de mayor precio y tú ofreces upgrade explícito. Los gastos de gestión pagados en la compra inicial no se duplican por un cambio operativo tuyo.
¿Funciona el anulado si valido sin conexión?
Depende de cómo configures el lector. En modo online, el anulado es inmediato en todos los dispositivos. Si usas validación offline, sincroniza antes de abrir puerta para que revocaciones recientes estén en el móvil. Tras el evento, revisa logs por si algún QR viejo se coló en la ventana sin red.
Si vendes con calendario de sesiones en parque, Halloween o ciclo de fines de semana, el cambio de fecha entradas solo es seguro cuando anulas QR y regeneras en el mismo flujo. Repasa el detalle en funcionalidades de Tickenight, configura lectores en control de acceso y, si necesitas montarlo antes de la temporada, escríbenos desde contacto.